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Ceci est un extrait de cours co-édité avec Dunod, Efficace dans mon job : les 9 outils à connaître.

Les nouveaux modes d’organisation du travail ont profondément modifié la relation des salariés à leur vie professionnelle : plus d’unité de temps et de lieu qui tienne, place au salarié mobile et agile ! Mais comment gérer efficacement ce nouveau paradigme sans y laisser des plumes ? Avec ce cours, Dunod vous aiguillera vers différentes méthodes organisationnelles qui ont fait leurs preuves pour à la fois rentabiliser votre temps au maximum, gagner en efficacité au quotidien et tirer profit des outils digitaux en les mettant au service de vos objectifs sans vous laisser submerger. Ce cours a été conçu avec Xavier Delengaigne, auteur de la Boîte à outils du Mind Mapping.

Gérer son temps et ses priorités grâce à la matrice Eisenhower

Dans le contexte professionnel actuel, tout semble urgent, et nous avons l’impression d’être constamment débordés. Voyons ensemble comment sortir la tête de l’eau.

Définir ses priorités : une compétence à forte valeur ajoutée

Savoir définir ses priorités est souvent la clé de l’efficacité. Cette compétence est essentielle pour garder ses objectifs à l’esprit, mieux gérer les imprévus et concentrer son énergie de manière à mener à bien ses projets dans les temps.

La matrice d’Eisenhower : classifier ses tâches efficacement

La matrice d’Eisenhower est un outil pour prioriser ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Cette matrice comporte 4 types de tâches : celles urgentes et importantes, à faire tout de suite, et soi-même. Celles non urgentes et importantes, soit les tâches à planifier. Celles non urgentes et non importantes, qui sont donc des tâches à éliminer autant que possible. Et enfin, celles urgentes et non importantes, à savoir les tâches à standardiser ou à déléguer.

Distinguer l’urgent de l’important

La matrice d’Eisenhower vise à privilégier l’importance à l’urgence. Dans cette matrice, l’important regroupe les activités qui exercent un impact sur vos objectifs de vie personnels ou professionnels. L’urgent, lui, regroupe les activités qui comportent un risque à ne pas être traitées immédiatement, mais sans forcément avoir un impact direct sur vos objectifs. L’urgence est un sentiment relatif et les tâches jugées telles peuvent être très variées.

Gérer ses priorités au quotidien grâce à la matrice d’Eisenhower

Le but de la matrice d’Eisenhower est de réaliser le plus grand nombre de tâches importantes en les priorisant dans les temps tout en gérant une partie des tâches urgentes. Vous allez donc devoir à la fois éliminer le temps consacré aux tâches non urgentes et non importantes, et réduire le temps consacré aux tâches non importantes et urgentes. Gérer ses priorités au travail de façon efficace demande beaucoup de discipline. Imaginez la situation suivante. Vous souhaitez diffuser efficacement des informations concernant votre entreprise sur les réseaux sociaux et obtenir plus de visibilité pour vos produits. Cependant, vous avez du mal à vous y tenir, car même si la tâche est importante, elle n’est urgente dans le sens où aucune contrainte extérieure ne vous y oblige. Pour être efficace, il faudra arriver à ne pas se laisser constamment séduire et dérouter par les sirènes de l’urgence.